Informacje dotyczące ochrony danych

Zapytania ogólne (poczta, e-mail, telefon, formularz kontaktowy)

Dane zawarte w Państwa zapytaniu (imię i nazwisko, dane kontaktowe, treść zapytania, historia wcześniejszych kontaktów z nami), które zostaną przesłane do nas za pomocą formularza kontaktowego lub w wiadomości e-mail, będą przez nas przetwarzane w celu obsługi klienta (działania poprzedzające umowę, art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz w celach marketingowych (uzasadniony interes w wysyłaniu reklamy bezpośredniej pocztą, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Państwa dane zostaną przez nas usunięte 3 lata po ostatnim zapytaniu, chyba że występuje obowiązek prawny dotyczący ich przechowywania. Jeżeli będzie to konieczne do realizacji Państwa zapytania, przekażemy dane stronom zewnętrznym, takim jak biura projektowe lub konstruktorzy systemów ogrzewania.

Kontrola bezpieczeństwa treści wiadomości e-mail

Podczas komunikacji z firmą iDM za pośrednictwem poczty elektronicznej wszystkie wiadomości przychodzące są automatycznie sprawdzane pod względem możliwych ataków cybernetycznych (phishing, malware) i w razie wykrycia nieprawidłowości są kierowane do dodatkowego sprawdzenia przez pracowników iDM. Przetwarzanie to odbywa się na podstawie prawnej uzasadnionego interesu w bezpiecznym funkcjonowaniu infrastruktury informatycznej i stanowi element środków technicznych oraz organizacyjnych, mających na celu ochronę danych osobowych w iDM. Podczas sprawdzania treści wiadomości e-mail dane są przekazywane wybranemu przez nas usługodawcy Proofpoint, Inc., 925 W. Maude Avenue, Sunnyvale, CA 94085, USA. Biorąc udział w programie ochrony prywatności danych UE/USA (DPF), firma Proofpoint zobowiązała się do utrzymywania wysokich standardów ochrony danych osobowych. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, na przesyłanie danych nie jest wymagana żadna dodatkowa zgoda zgodnie z art. 45 RODO. Jako podmiot przetwarzający dane, firma Proofpoint nie jest upoważniona do wykorzystywania danych osobowych do własnych celów.

Udostępnianie witryny internetowej (protokoły serwera)

Podczas korzystania ze strony internetowej iDM tworzone są logi, które zapewniają bezpieczne i wydajne działanie strony internetowej, logi te zawierają datę i godzinę, odwiedzoną stronę oraz publicznie widoczny adres IP urządzenia. Przetwarzanie to opiera się na prawnie uzasadnionym interesie firmy iDM polegającym na bezpiecznym działaniu infrastruktury informatycznej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane te zostaną usunięte lub zanonimizowane po upływie jednego miesiąca.

Analiza korzystania ze strony internetowej (Google Tag Manager, Google Analytics)

W celu umożliwienia analizy błędów i przeprowadzania ocen statystycznych naszej witryny internetowej, wyłącznie za Państwa zgodą, nasza witryna korzysta z usługi analitycznej Google Analytics firmy Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, tel.: +353 1 543 1000, faks: +353 1 686 5660, e-mail: support@google.com („Google”), która z kolei przesyła Państwa dane do USA w celu dalszego przetwarzania. Biorąc udział w programie ochrony prywatności danych UE/USA (DPF), firma Google zobowiązała się do utrzymywania wysokich standardów ochrony danych osobowych. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, na przesyłanie danych nie jest wymagana żadna dodatkowa zgoda zgodnie z art. 45 RODO. Google wykorzystuje również zebrane informacje do własnych celów. Więcej informacji można znaleźć na stronie https://policies.google.com/technologies/partner-sites

Analiza korzystania ze strony internetowej (Microsoft Clarity)

Aby móc analizować sposób korzystania z naszej witryny internetowej i optymalizować jej zawartość dla użytkowników, korzystamy z oprogramowania analitycznego Microsoft Clarity. Rejestruje ono przy tym zachowanie podczas korzystania ze strony internetowej, dzięki czemu można na przykład mierzyć i śledzić czas spędzony na danej treści lub ruch na wyświetlanej stronie. Dane będą przetwarzane przez Microsoft Clarity wyłącznie po uzyskaniu Państwa uprzedniej zgody. Podczas przetwarzania dane są przekazywane spółce Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia, a następnie przesyłane do spółek Microsoft w innych krajach, w szczególności w USA. Firma Microsoft przetwarza dane zgodnie ze swoją polityką prywatności (https://privacy.microsoft.com/privacystatement) również do własnych celów. Biorąc udział w programie ochrony prywatności danych UE/USA (DPF), firma Microsoft zobowiązała się do utrzymywania wysokich standardów ochrony danych osobowych. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, na przesyłanie danych nie jest wymagana żadna dodatkowa zgoda zgodnie z art. 45 RODO.

Wzbogacanie informacji o firmie za pomocą Leadinfo

Jeśli wyrazili Państwo zgodę na korzystanie z Leadinfo, publicznie widoczny adres IP Państwa urządzenia zostanie porównany z bazą danych znanych sieci korporacyjnych. Jeśli nie uda się znaleźć wpisu dotyczącego danej firmy, adres IP nie będzie już więcej używany. Jeśli adres IP należy do wpisu dotyczącego firmy, dane firmy zostaną wykorzystane jako dane kontaktowe w naszej bazie danych CRM. Ponadto Leadinfo osadza dwa własne pliki cookie w celu oceny zachowań użytkowników na naszej stronie internetowej i przetwarzania domen z wpisów w formularzach (np. „leadinfo.com”) w celu powiązania adresów IP z firmami i ulepszenia świadczonych usług. Dane te zostaną przekazane firmie Leadinfo B.V., Rivium Quadrant 141, 2909LC Capelle aan den IJssel, Holandia. Z firmą Leadinfo zawarto umowę o przetwarzaniu danych, która zobowiązuje Leadinfo do niewykorzystywania do własnych celów danych uzyskanych podczas wizyty na naszej stronie internetowej.

Marketing internetowy (Google Ads)

Jeśli wyrażą Państwo zgodę, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w ramach usługi Google Ads, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia jako współadministratorzy w celu wyświetlania spersonalizowanych reklam i pomiaru skuteczności naszych reklam. Brak wyrażenia zgody nie będzie miał bezpośredniego wpływu na funkcjonalność witryny, jednakże brak wyrażenia zgody uniemożliwi nam wyświetlanie spersonalizowanych reklam na Państwa urządzeniach. Mogą Państwo cofnąć swoją zgodę, zmieniając ustawienia prywatności na dole tej strony. Umożliwiamy usłudze zbieranie danych połączenia, danych z Państwa przeglądarki internetowej oraz danych o wywoływanych treściach. Umożliwiamy również usłudze uruchomienie oprogramowania śledzącego i rozpoznającego oraz przechowywanie danych na Państwa urządzeniu. Dzięki oprogramowaniu do śledzenia i rozpoznawania użytkowników usługa może wzbogacić swoją sieć reklamową i rozpoznać użytkownika, gdy odwiedza on inne witryny internetowe, lub też wyświetlać spersonalizowane reklamy. Zebrane dane wykorzystujemy również do pomiaru skuteczności naszych reklam. Dane na Państwa urządzeniu będą przechowywane przez okres do dwóch lat. Google przekazuje Państwa dane osobowe do USA. Biorąc udział w programie ochrony prywatności danych UE/USA (DPF), firma Google zobowiązała się do utrzymywania wysokich standardów ochrony danych osobowych. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, na przesyłanie danych nie jest wymagana żadna dodatkowa zgoda zgodnie z art. 45 RODO.

Treści zewnętrzne z Facebooka

Na podstawie Państwa zgody korzystamy z wtyczek społecznościowych („wtyczek”) portalu społecznościowego facebook.com. Operatorem tych stron jest Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlandia („Facebook”). Wtyczki mogą wyświetlać elementy interakcji lub treści (np. filmy, grafiki lub teksty) i można je rozpoznać po jednym z logo Facebooka (białe „f” na niebieskim kafelku, słowach „Lubię to”, „Podoba mi się” lub znaku „kciuka w górę”) lub są oznaczone dodatkiem „Facebook Social Plugin”. Tutaj można zobaczyć, jak wyglądają poszczególne wtyczki społecznościowe: https://developers.facebook.com/docs/plugins/. Kiedy użytkownik uzyskuje dostęp do funkcji tej witryny internetowej zawierającej taką wtyczkę, jego urządzenie nawiązuje bezpośrednie połączenie z serwerami Facebooka. Zawartość wtyczki jest przesyłana przez Facebooka bezpośrednio na urządzenie użytkownika oraz integrowana z ofertą online. Na podstawie przetworzonych danych można tworzyć profile użytkowników. W związku z tym nie mamy wpływu na ilość danych gromadzonych przez Facebooka za pośrednictwem tej wtyczki i informujemy użytkowników tylko na podstawie naszej aktualnej wiedzy. Dzięki integracji wtyczek Facebook otrzymuje informację, że użytkownik odwiedził odpowiednią stronę oferty online. Jeśli użytkownik jest zalogowany do Facebooka, Facebook może przypisać wizytę do jego konta na Facebooku. Gdy użytkownicy wchodzą w interakcję z wtyczkami, np. klikają przycisk Lubię to lub zostawiają komentarz, odpowiednia informacja jest przesyłana bezpośrednio z urządzenia do Facebooka i tam przechowywana. Nawet jeśli użytkownik nie jest członkiem Facebooka, istnieje możliwość, że Facebook pozna i zapisze jego adres IP. Cel i zakres gromadzenia danych oraz dalsze przetwarzanie i wykorzystywanie danych przez serwis Facebook, a także związane z tym prawa i opcje ustawień służące ochronie prywatności użytkowników można znaleźć w polityce prywatności Facebooka: https://www.facebook.com/about/privacy/. Jeśli użytkownik jest członkiem serwisu Facebook i nie chce, aby Facebook gromadził jego dane za pośrednictwem tej usługi online i łączył je z jego danymi użytkownika przechowywanymi w serwisie Facebook, musi wylogować się z serwisu Facebook i usunąć pliki cookie przed skorzystaniem z naszej usługi online. Pozostałe ustawienia i sprzeciwy wobec wykorzystywania danych w celach reklamowych są możliwe w ustawieniach profilu na Facebooku: https://www.facebook.com/settings?tab=ads lub za pośrednictwem amerykańskiej strony internetowej http://www.aboutads.info/choices/ lub też na stronie UE http://www.youronlinechoices.com/. Ustawienia są niezależne od platformy, tzn. mają zastosowanie do wszystkich urządzeń, zarówno komputerów stacjonarnych, jak też urządzeń mobilnych. Wyłączenie użycia danych w celach reklamowych powoduje zatrzymanie wyświetlania reklam, lecz nie zatrzymuje gromadzenia samych danych.

Treści zewnętrzne z Instagrama

Za Państwa zgodą funkcje i treści serwisu Instagram, oferowanego przez Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia, są integrowane z naszą ofertą online. Może to obejmować na przykład treści takie jak obrazy, filmy lub teksty, a także przyciski umożliwiające użytkownikom wyrażanie swoich upodobań względem treści, subskrybowanie autorów treści lub naszych postów. Jeżeli użytkownicy są członkami platformy Instagram, Instagram może przypisać dostęp do wyżej wymienionych treści i funkcji profilom użytkowników na tej platformie. Instagram jest częścią grupy Meta, do której należy m.in. Facebook. Politykę prywatności Instagrama można znaleźć pod adresem http://instagram.com/about/legal/privacy/.

Treści zewnętrzne z Google (Mapy Google, YouTube)

Ta strona internetowa korzysta z serwisu Google Maps w celu wyświetlania interaktywnych map i tworzenia tras dojazdu, a także z serwisu YouTube w celu wyświetlania filmów na stronie internetowej. Dostawcą usług jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, tel.: +353 1 543 1000, faks: +353 1 686 5660, e-mail: support-at@google.com („Google”) W następstwie korzystania z Google Maps i YouTube, mogą być przesyłane informacje o korzystaniu z tej witryny, w tym adres IP oraz adres (początkowy) wprowadzony w ramach funkcji planowania trasy, do firmy Google w Stanach Zjednoczonych. W momencie uzyskania dostępu do strony internetowej w naszej witrynie zawierającej Google Maps, przeglądarka nawiązuje bezpośrednie połączenie z serwerami Google. Zawartość mapy jest przesyłana przez Google bezpośrednio do Państwa przeglądarki, która następnie integruje ją ze stroną internetową. W związku z tym nie mamy wpływu na zakres danych gromadzonych w ten sposób przez Google. Według naszej wiedzy obejmuje ono co najmniej następujące dane:

• Data i godzina wizyty na danej stronie internetowej,
• Adres internetowy lub adres URL odwiedzanej witryny internetowej,
• Adres IP
• Adres (początkowy) wprowadzony podczas planowania trasy
• Informacje o oglądanym filmie

Przekazywanie danych jest niezbędne w celu ich prawidłowego przedstawienia i odbywa się na podstawie Państwa wyraźnej zgody. Nie mamy wpływu na dalsze przetwarzanie i wykorzystywanie danych przez Google oraz nie ponosimy za to żadnej odpowiedzialności. Wiadomo jednak, że Google wykorzystuje te dane m.in. do dobierania spersonalizowanych reklam. W związku z tym zawarliśmy z Google umowę o współadministrowaniu (art. 26 RODO), której treść można znaleźć pod adresem https://privacy.google.com/intl/de/businesses/mapscontrollerterms/. Jeśli nie chcą Państwo, aby firma Google zbierała, przetwarzała lub wykorzystywała dane na Państwa temat za pośrednictwem naszej witryny, można wyłączyć JavaScript w ustawieniach swojej przeglądarki. W takim przypadku jednak nie będą Państwo mogli korzystać z widoku mapy. Cel i zakres gromadzenia danych oraz dalsze przetwarzanie i wykorzystywanie danych przez Google, a także związane z tym prawa i możliwości ustawień służące ochronie Państwa prywatności można znaleźć w polityce prywatności: Wskazówki dotyczące ochrony danych firmy Google (https://policies.google.com/privacy?hl=de). Google przesyła Państwa dane również do USA w celu dalszego przetwarzania. Biorąc udział w programie ochrony prywatności danych UE/USA (DPF), firma Google zobowiązała się do utrzymywania wysokich standardów ochrony danych osobowych. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, na przesyłanie danych nie jest wymagana żadna dodatkowa zgoda zgodnie z art. 45 RODO.

Treści zewnętrzne z OpenStreetMap

Na naszej stronie internetowej korzystamy z fragmentu mapy z OpenStreetMap (https://www.openstreetmap.de/), aby wskazać Państwu trasę do naszej firmy i ułatwić zaplanowanie podróży. OpenStreetMap to narzędzie mapujące o otwartym kodzie źródłowym. W celu wyświetlenia mapy Państwa adres IP zostanie przekierowany do OpenStreetMap. Informacje na temat sposobu przechowywania danych przez OpenStreetMap można znaleźć na stronie poświęconej polityce prywatności OpenStreetMap tutaj – https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy. Używamy OpenStreetMap w celu poprawy komfortu korzystania z naszej witryny internetowej. Funkcje OpenStreetMap zostaną aktywowane wyłącznie po uzyskaniu Państwa uprzedniej zgody.

Wykrywanie botów za pomocą Captcha.eu

Niektóre z naszych formularzy internetowych są zabezpieczone przed stosowaniem botów. Boty to programy, które automatycznie wprowadzają dane do formularzy z dużą częstotliwością, zagrażając w ten sposób bezpieczeństwu systemu. Aby się przed tym zabezpieczyć, używamy „Captcha” („Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart”), czyli zautomatyzowanego testu, który pozwala odróżnić prawdziwych użytkowników od botów. Test oferowany przez firmę Captcha GmbH, Muthgasse 2, 1190 Wien. Dostawca ładuje przy tym niewielki program JavaScript, a ze względów technicznych konieczne jest przekazanie adresu IP urządzenia końcowego. Nie są przekazywane żadne informacje na temat zachowania użytkowników lub też informacje dotyczące innych stron internetowych, co ma częściowo miejsce w przypadku innych dostawców Captcha. Z firmą Captcha GmbH zawarto umowę o przetwarzaniu danych, gwarantującą, że dane te nie będą wykorzystywane do innych celów. Przetwarzanie odbywa się tylko na podstawie prawnie uzasadnionego interesu ochrony naszych danych IT przed nieuprawnionym wykorzystaniem.

Oferty, zamówienia, zgłoszenia serwisowe

W celu podjęcia działań przedumownych (np. przygotowania ofert) oraz realizacji zamówień dotyczących produktów i usług niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych (imię i nazwisko, adres, dane instalacyjne, dane umowne, informacje płatnicze). Dane te przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane będą przechowywane przez siedem lat po zakończeniu obowiązywania umowy w celu wypełnienia ustawowych obowiązków przechowywania (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Jeżeli płatność jest dokonywana za pomocą internetowych metod płatności, przekażemy Państwa dane dostawcom usług płatniczych w celu wykonania umowy. Wybranym przez nas dostawcą usług płatniczych jest Stripe, Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA („Stripe”). Chociaż w USA poziom ochrony danych jest zasadniczo niższy niż w Unii Europejskiej, Stripe zobowiązał się do przestrzegania zasad EU-US Data Privacy Framework. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej w związku z art. 45 RODO nie jest wymagana dodatkowa podstawa prawna do przekazywania danych do USA. Dalsze informacje na temat ochrony danych w Stripe można znaleźć pod adresem: https://stripe.com/privacy

Zgłoszenia serwisowe i zapytania dotyczące wsparcia technicznego będą przechowywane przez trzy lata po zakończeniu relacji z klientem. Podstawą prawną tego przetwarzania jest nasz uzasadniony interes polegający na dochodzeniu, obronie i zabezpieczaniu roszczeń prawnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane podstawowe zbierane w ramach uruchomienia instalacji

Podczas uruchamiania instalacji zbierane są dane podstawowe właściciela instalacji, takie jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu oraz adres e-mail. Przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu zarówno iDM, jak i właściciela instalacji, polegającego na otrzymywaniu informacji o istotnych z punktu widzenia bezpieczeństwa właściwościach instalacji, w szczególności w związku z unijnym aktem w sprawie cyberodporności (Cyber Resilience Act), a także na usprawnieniu i przyspieszeniu realizacji ewentualnych zgłoszeń serwisowych.

Informacje istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa są przesyłane przede wszystkim pocztą elektroniczną. Jeżeli adres e-mail nie działa, do skontaktowania się z właścicielem instalacji zostaną wykorzystane pozostałe dostępne dane kontaktowe.

Ankiety wśród klientów

W nieregularnych odstępach czasu przeprowadzamy ankiety wśród klientów w celu ulepszania naszych produktów i usług. Drogą e-mailową kontaktujemy się i zapraszamy do udziału w ankiecie wyłącznie tych klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie naszego newslettera. Udział w ankiecie jest dobrowolny i anonimowy, chyba że ujawnią Państwo swoją tożsamość w polach komentarza lub w celu udzielenia odpowiedzi na pytania uzupełniające. Adresy e-mail wykorzystywane do wysyłania zaproszeń pozostają zapisane do czasu cofnięcia zgody.

Co do zasady Państwa dane nie będą przekazywane osobom trzecim. Wyjątkiem są usługodawcy techniczni wspierający nas w wysyłaniu zaproszeń lub przeprowadzaniu ankiety. Usługodawcy ci nie mogą jednak wykorzystywać danych do własnych celów i są związani odrębnymi umowami do ścisłego przestrzegania przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

Opinie klientów na potrzeby ulepszania produktów

Klienci mają możliwość uczestniczenia w naszym programie ulepszania produktów. Oprócz danych osobowych niezbędnych do uzyskania dostępu przetwarzane są również sugestie dotyczące ulepszeń produktów oraz ustalenia związane z proponowanymi usprawnieniami. To przetwarzanie jest dobrowolne, a brak udziału w programie ulepszania produktów nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji. Podstawą prawną przetwarzania jest zgoda klienta, udzielana przy aktywnej rejestracji do programu opinii klientów. Przetwarzanie co do zasady trwa do momentu cofnięcia zgody. Zgodę można w każdej chwili cofnąć bez podawania przyczyn, wysyłając wiadomość e-mail na adres privacy@idm-energie.com

Co do zasady Państwa dane nie będą przekazywane osobom trzecim. Wyjątkiem są usługodawcy techniczni wspierający nas w obsłudze platformy opinii klientów. Usługodawcy ci nie mogą jednak wykorzystywać danych do własnych celów i są związani odrębnymi umowami do ścisłego przestrzegania przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

Kontakt i ankiety do raportów zrównoważonego rozwoju

Zgodnie z dyrektywą UE 2022/2464 oraz jej wdrożeniem do prawa krajowego jesteśmy zobowiązani do sporządzania raportów zrównoważonego rozwoju. Obejmuje to kontaktowanie się z naszymi klientami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi oraz gromadzenie informacji za pomocą ankiet. Udział w tych ankietach jest dobrowolny. Jeżeli podane zostanie nazwisko osoby wypełniającej ankietę, uprzejmie prosimy, aby ta sama osoba odpowiadała również na przyszłe ankiety. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie obowiązku prawnego wynikającego z wyżej wskazanej dyrektywy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Informacje będą przechowywane przez okres retencji rocznych sprawozdań finansowych oraz raportów zrównoważonego rozwoju w celu zapewnienia możliwości ich prześledzenia. Dane mogą być udostępniane audytorom oraz innym podmiotom, którym zlecamy weryfikację raportów zrównoważonego rozwoju. Podmioty te są co do zasady związane obowiązkiem zawodowej poufności i nie mogą wykorzystywać danych do własnych celów.

Przekazywanie danych instalatorom systemów grzewczych

W celu obliczenia konfiguracji pompy ciepła iDM optymalnej dla Państwa potrzeb informacje o Państwa sytuacji mieszkaniowej i budynku są łączone z informacjami klimatycznymi dla wskazanej lokalizacji (kod pocztowy). W wyniku tego powstaje propozycja systemu, która może zostać sprawdzona przez jednego z naszych partnerów handlowych lub instalatorów systemów grzewczych, aby mogli przygotować dla Państwa indywidualną ofertę wdrożeniową. Mogą więc Państwo bezpośrednio przesłać propozycję systemu partnerowi handlowemu iDM działającemu w Państwa regionie. Państwa dane osobowe zostaną również przekazane, aby partner handlowy mógł się z Państwem skontaktować. Podstawą prawną tego przekazania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja działań przedumownych podjętych na żądanie osoby, której dane dotyczą). Ze względu na uzasadniony interes polegający na zagwarantowaniu optymalnej jakości obsługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), iDM sprawdza również e-mailem, czy komunikacja z partnerem handlowym była prawidłowa i satysfakcjonująca. W tym celu dane są przechowywane przez trzy lata.

Optymalizacja produktów i usług

Dane są wykorzystywane w formie anonimowej do ulepszania produktów i usług iDM, na przykład w celu identyfikacji kombinacji produktów szczególnie popularnych w poszczególnych regionach. Ponadto, ze względu na uzasadniony interes polegający na planowaniu produktów i marketingu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), dane wprowadzone do konfiguratora są łączone z nowo zainstalowanymi systemami. W tym celu dane są przechowywane przez trzy lata.

Portal myIDM i aplikacja IDM Smart Navigator

Rejestrując się w myIDM, wyrażają Państwo zgodę na to, że Państwa dane osobowe (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres domowy, język, dane z czujników, dane z elementów wykonawczych oraz zmienne systemowe pompy ciepła – „dane użytkowania”) będą przetwarzane przez IDM. Utworzenie tego konta użytkownika umożliwia zarejestrowanie własnych pomp ciepła w myIDM lub otrzymanie praw dostępu do pomp ciepła innych właścicieli pomp ciepła. Wymaga to przetwarzania danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie IDM oraz osoby lub podmioty wyraźnie przez Państwa wskazane. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane innym osobom trzecim. Jeżeli udzielą Państwo dostępu instalatorowi systemu grzewczego, co do zasady wszyscy pracownicy upoważnieni przez tego instalatora również będą mieli dostęp. Zazwyczaj odbywa się to podczas uruchamiania urządzenia. Przetwarzanie odbywa się w celu monitorowania systemu, diagnozowania stanów błędów, analizy użytkowania w celu optymalizacji systemu oraz przygotowywania i przeprowadzania prac konserwacyjnych (sporządzanie raportu systemowego). Dane użytkowania pompy ciepła mogą być przeglądane przez iDM, a także przez instalatora systemu grzewczego powiązanego z kontem systemowym. iDM anonimizuje te dane dodatkowo, aby móc wykorzystywać uzyskane w ten sposób dane do celów rozwojowych i badawczych.

Mogą Państwo zażądać usunięcia konta użytkownika w IDM, pisząc na adres service@idm-energie.at. Po cofnięciu zgody dane zostaną usunięte w ciągu 14 dni roboczych.

Jeżeli instalacja zarejestrowana w myIDM nie przesyła żadnych danych przez okres dłuższy niż 24 miesiące, iDM przyjmuje, że instalacja ta nie jest już użytkowana, i oznacza powiązane z nią konto jako przeznaczone do dezaktywacji. Otrzymają Państwo w tej sprawie odpowiednie powiadomienie pocztą elektroniczną. Jeżeli nie zareagują Państwo na to powiadomienie, konto użytkownika zostanie zanonimizowane w taki sposób, aby nie było już możliwe powiązanie go z konkretną osobą.

IDM zastrzega sobie prawo do zmiany lub zakończenia świadczenia usługi (lub jej części), tymczasowo albo na stałe.

Dodatkowe rozwiązania programowe iDM

Na podstawie danych użytkowania systemu iDM, iDM oferuje dodatkowe rozwiązania programowe, które służą m.in. do wizualizacji systemu („iVIS”) lub optymalizacji korzystania z systemu poprzez uwzględnienie dalszych źródeł danych, takich jak instalacje PV lub zasobniki ciepłej wody („iONX”), a także danych podmiotów trzecich, takich jak dynamiczne ceny energii elektrycznej lub dane pogodowe dla danej lokalizacji („iON”). Dane użytkowania i zużycia przetwarzane w tym kontekście są przetwarzane w celu wykonania umowy oraz w celu sporządzania analiz statystycznych i modelowania modeli prognostycznych poprzez anonimizację danych. Podstawą prawną jest albo umowa z osobą, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), albo zgoda osób, których dane dotyczą, uzyskiwana przez licencjobiorcę danego rozwiązania programowego (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dane są przechowywane przez okres obowiązywania umowy licencyjnej przez 10 lat. Podstawą prawną jest nasz uzasadniony interes polegający na ulepszaniu naszych produktów i usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Newsletter

Za Państwa wyraźną zgodą iDM będzie przesyłać Państwu drogą e-mailową informacje o nowościach dotyczących produktów i usług iDM. Zgoda ta jest dobrowolna i może zostać w każdej chwili cofnięta bez podawania przyczyn poprzez kliknięcie linku rezygnacji w każdej wiadomości e-mail lub wysłanie wiadomości na adres team@idm-energie.at. Oprócz adresu e-mail i imienia zapisywana jest również informacja, czy i kiedy przeczytano poszczególne artykuły newslettera. Państwa dane nie będą udostępniane osobom trzecim. Dostęp do danych uzyskują wyłącznie usługodawcy techniczni (podmioty przetwarzające), którzy wspierają iDM w realizacji i wysyłce newslettera. Usługodawcy ci nie mogą jednak wykorzystywać danych do własnych celów i są związani odrębnymi umowami do ścisłego przestrzegania przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Całość przetwarzania danych odbywa się na terenie Unii Europejskiej. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO podstawą prawną przetwarzania danych jest Państwa zgoda. Jeżeli nie chcą Państwo wyrazić zgody, nie ma to żadnego wpływu na pozostałą część stosunku umownego z iDM. W szczególności wysyłanie ważnych informacji o zawartych umowach serwisowych, realizacji zamówień lub informacji o bezpieczeństwie produktów nie jest uzależnione od zgody. Więcej informacji o ochronie danych w iDM znajduje się na stronie https://www.idm-energie.at/datenschutz/ lub można je uzyskać, kontaktując się z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem privacy@idm-energie.com

Szkolenia

Dane osobowe są przetwarzane w celu organizacji szkoleń, wystawienia certyfikatów szkoleniowych oraz fakturowania usług. Ma to miejsce ze względu na obowiązki prawne (księgowość), jak również ze względu na prawnie uzasadniony interes firmy iDM w zapewnieniu efektywnych i wysokiej jakości szkoleń oraz bezpiecznego środowiska dla wszystkich uczestników. Podczas szkoleń, dla celów dokumentacji wewnętrznej, ze względu na uzasadniony interes polegający na stałym podnoszeniu jakości szkoleń oraz w celach archiwizacji, będą wykonywane zdjęcia i nagrania wideo. Państwa dane nie będą udostępniane osobom trzecim. Ujawnienie danych może jednakże okazać się konieczne w celu świadczenia usług dodatkowych (np. rezerwacji hotelowych) lub też ze względów organizacyjnych w ramach Grupy Pletzer. Jeśli okaże się, że u uczestnika występuje choroba zakaźna, udostępnimy dane pozostałych uczestników szkolenia odpowiednim organom ochrony zdrowia. W podobny sposób firma iDM może przekazywać dane dostawcom usług (podmiotom przetwarzającym dane), którzy jednakże nie mają prawa wykorzystywać tych danych do własnych celów i są zobowiązani do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych na podstawie własnych umów. Dane dotyczące przeprowadzonych szkoleń będą przechowywane przez okres dziesięciu lat, aby umożliwić wydanie w tym czasie nowego certyfikatu ukończenia szkolenia (np. w przypadku zgubienia oryginalnego dokumentu). Zdjęcia są przechowywane bezterminowo w celach archiwalnych. Zdjęcia i nagrania wideo będą wykorzystywane do celów marketingowych wyłącznie za Państwa zgodą. Publikacja takich nagrań w mediach społecznościowych wymaga dodatkowej zgody. Publikacja w mediach społecznościowych wiąże się również z przekazaniem danych do krajów spoza Unii Europejskiej, w szczególności do USA. Dane są przekazywane do Stanów Zjednoczonych odbiorcom, którzy zobowiązali się do przestrzegania wysokich standardów ochrony danych poprzez uczestnictwo w programie ochrony prywatności danych UE i USA (Data Privacy Framework – DPF). Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, na przesyłanie danych nie jest wymagana żadna dodatkowa zgoda zgodnie z art. 45 RODO. Zgodę można w każdej chwili odwołać, wysyłając wiadomość e-mail na adres datenschutz@idm-energie.at. Nie ma to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które odbywało się do czasu odwołania.

Portal Partnera iDM

W Portalu Partnera iDM partnerzy świadczący usługi instalacyjne oraz serwisowe mogą organizować prace nad instalacjami i zamawiać części zamienne. W tym celu przetwarzane są imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe pracowników tychże partnerów biznesowych, a także klientów w celu nawiązania z nimi kontaktu. Przetwarzanie to jest niezbędne do wykonania umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane będą przechowywane do momentu upływu okresów przechowywania przewidzianych przepisami prawa (np. z tytułu gwarancji, odpowiedzialności za produkt i archiwizacji dokumentów handlowych). Następnie dane zostaną zanonimizowane, co uniemożliwia ich powiązanie z konkretnymi osobami, jednak nadal możliwe jest wykonywanie analiz statystycznych.

Wyświetlanie Partnerów iDM na stronie internetowej

Po zakupie pomp ciepła przez inżyniera/konstruktora systemów grzewczych (partnera iDM), iDM przetwarza te dane w celu optymalizacji działań sprzedażowych, umieszczając dane kontaktowe partnera iDM na stronie internetowej i wyświetlając je na mapie. Klienci końcowi mają również możliwość korzystania z Konfiguratora iDM (https://konfigurator.myidm.at), aby uzyskać wstępne zalecenia dotyczące typu i wymiarów systemu. To planowanie wstępne może następnie zostać automatycznie przesłane do Państwa jako partnera iDM pocztą elektroniczną, dzięki czemu będzie można skontaktować się z klientem końcowym w celu dalszych szczegółowych rozmów. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes iDM w prezentacji kompleksowej sieci sprzedaży oraz Państwa domniemany interes w otrzymywaniu danych kontaktowych potencjalnych klientów. W tym celu niezależny organ przygotował i udokumentował ocenę interesów oraz Państwa praw i wolności. Zgodnie z art. 21 RODO przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania. W takim przypadku prosimy o kontakt mailowy pod adresem konfigurator@idm-energie.at i poinformowanie nas o swoim sprzeciwie. Wniesienie sprzeciwu nie będzie miało żadnego wpływu na Państwa pozostałe relacje biznesowe z iDM. Jeżeli w ciągu 24 miesięcy nie zakupią Państwo żadnej innej pompy ciepła iDM, zostaną Państwo automatycznie usunięci z listy partnerów iDM.

Zarządzanie umowami partnerskimi

W związku z wnioskami o nowe umowy partnerskie, jak również w związku z zarządzaniem aktualnymi umowami partnerskimi przetwarzane są również dane osobowe osób do kontaktów oraz innych pracowników firm partnerskich. Dotyczy to zarówno danych kontaktowych, jak również informacji na temat kwalifikacji pracowników, którzy są niezbędni do prac przy instalacjach iDM i dlatego konieczne jest ich wskazanie, jak też korespondencji związanej z zawarciem umowy. Podstawę prawną przetwarzania stanowi przy tym z jednej strony wypełnienie uzgodnień (art. 6 ust. 1 lit b RODO), ale także prawnie uzasadniony interes firmy iDM w odniesieniu do bezpiecznej pracy przy instalacjach, podnoszenie oraz obrona przed roszczeniami prawnymi, jak również potwierdzenie obowiązku dochowania staranności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przechowywanie odbywa się przez okres ustawowego obowiązku przechowywania, jednakże co najmniej przez trzy lata. Mają Państwo zgodnie z art. 21 RODO prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu firmy iDM, jeśli dotyczy Państwa sytuacja szczególna.

Zdjęcia i nagrania wideo podczas wydarzeń iDM

Podczas naszych wydarzeń regularnie wykonywane są zdjęcia i nagrania wideo w uzasadnionym interesie organizatora, polegającym na działaniach public relations i reklamie wydarzeń, lub do celów dokumentacji wewnętrznej.

Zdjęcia osób (np. w mediach, na stronach internetowych lub w broszurach) będą publikowane wyłącznie za Państwa wyraźną i dobrowolną zgodą. Zgodę tę można w każdej chwili cofnąć bez podawania przyczyn, wysyłając wiadomość e-mail na adres privacy@idm-energie.com. Publikacja, w szczególności w mediach społecznościowych, może również oznaczać przekazanie danych do państw poza Unią Europejską, w których poziom ochrony danych jest niższy. Jeżeli wyrażają Państwo zgodę na publikację swoich zdjęć, wyrażają Państwo również zgodę na takie przekazanie zgodnie z art. 49 ust. 1 lit. a RODO.

Poza publikacją, która odbywa się wyłącznie za zgodą, dane nie będą przekazywane osobom trzecim. Wyjątek stanowi przekazanie usługodawcom (podmiotom przetwarzającym w rozumieniu RODO), którzy nie mogą jednak wykorzystywać danych do własnych celów i są związani dodatkowymi umowami do ścisłego przestrzegania przepisów RODO.

Monitoring wizyjny na terenach zewnętrznych obiektów iDM

Na terenach zewnętrznych niektórych obiektów iDM zainstalowany jest monitoring wizyjny w celu wyjaśniania incydentów, takich jak uszkodzenie mienia lub kradzież. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu iDM polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa budynków oraz ochronie mienia i osób. Dane są usuwane po 72 godzinach, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu. W przypadku incydentu dane są ujawniane organom ścigania oraz doradcom prawnym.

Jeśli chcesz, mogę też przygotować drugą wersję bardziej formalną/prawniczą, tak aby brzmiała jak gotowa polska polityka prywatności do publikacji na stronie.

Opieka nad dziećmi w czasie wakacji

iDM oferuje rodzinom pracowników, ale także osobom z zewnątrz, możliwość opieki nad dziećmi przez wykwalifikowanych opiekunów w czasie wakacji. W tym celu są przetwarzane następujące dane osobowe: nazwisko opiekuna prawnego, dane kontaktowe, nazwisko i data urodzenia dziecka, jak również zakresy dat, w jakich jest żądana opieka nad dzieckiem. Dane te są niezbędne do wypełnienia umowy o opiece (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) i są przechowywane przez okres ustawowego obowiązku przechowywania (7 lat, art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W celu zapewnienia bezpiecznej opieki niezbędne są również dane o wszelkich alergiach, przyjmowanych lekach lub też innych ograniczeniach zdrowotnych. Dane dotyczące zdrowia są przetwarzane zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO tylko za Państwa zgodą. Bez tej zgody nie można zapewnić opieki wakacyjnej. Zgodę można w dowolnym momencie cofnąć u opiekunów, jednakże skutkuje to tym, że nie będzie można już korzystać z opieki wakacyjnej. Dane dotyczące zdrowia są po zakończeniu danego okresu wakacji oraz związanych z tym prac końcowych usuwane. Dane są przekazywane tylko do usługodawców technicznych, którzy wspierają nas podczas realizacji przetwarzania danych, ale którzy nie mogą jednakże przetwarzać danych dla własnych celów. W odniesieniu do tego z usługodawcami tymi zawarte zostały również umowy dotyczące przetwarzania na zlecenie, które zawierają także dane dotyczące środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony zgodnie ze stanem techniki. Na potrzeby rozliczeń z ewentualnymi podmiotami finansującymi (np. gminą), dane są przekazywane w sposób zanonimizowany i zsumowany. Zanonimizowane w ten sposób dane nie umożliwiają odniesienia do konkretnych osób. Dodatkowo za zgodą opiekunów prawnych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) przetwarzane są również zdjęcia dzieci znajdujących się pod opieką w związku z dokumentacją, jak również w celu publikacji na stronie internetowej iDM, na kanałach marketingowych iDM oraz na kanałach mediów społecznościowych iDM. Może to również oznaczać przekazywanie danych do Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road Dublin 4, Dublin, Irlandia. W normalnym przypadku wiąże się z tym, również przekazywanie do firmy macierzystej, Meta Platforms Inc., 1 Meta Way, Menlo Park, CA 94025, USA. W USA obowiązuje ogólnie niższy poziom ochrony danych niż w Unii Europejskiej. Firma Meta zobowiązuje się jednakże do przestrzegania zasad UE-US-Data Privacy Framework (DPF), które zostały ocenione przez Komisję UE zgodnie z art. 45 RODO jako gwarantujące porównywalny poziom ochrony danych. Zgoda ta jest dobrowolna, obowiązuje aż do odwołania, a nieudzielenie zgody nie ma żadnego wpływu na stosunek umowny. Zgodę można w każdej chwili odwołać za pomocą wiadomości e-mail. Odwołanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które odbywało się do czasu odwołania. Również dane kontaktowe będą udostępniane wyłącznie za zgodą opiekunów prawnych (art. 6 ust. 1 lit a RODO). innym opiekunom prawnym oraz firmie Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road Dublin 4, Dublin, Irlandia, w celu zorganizowania wspólnej grupy WhatsApp. W normalnym przypadku wiąże się z tym, również przekazywanie do firmy macierzystej, Meta Platforms Inc., 1 Meta Way, Menlo Park, CA 94025, USA. W USA obowiązuje ogólnie niższy poziom ochrony danych niż w Unii Europejskiej. Firma Meta zobowiązuje się jednakże do przestrzegania zasad UE-US-Data Privacy Framework (DPF), które zostały ocenione przez Komisję UE zgodnie z art. 45 RODO jako gwarantujące porównywalny poziom ochrony danych. Zgoda ta jest dobrowolna, obowiązuje aż do odwołania, a nieudzielenie zgody nie ma żadnego wpływu na stosunek umowny. Zgodę można w każdej chwili odwołać za pomocą wiadomości e-mail. Odwołanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które odbywało się do czasu odwołania.